Come organizzare una festa a tema per qualunque tipo di evento, ci aiuta a capire come muoversi Francesca dell’agenzia Solo a tema
Nessun limite alla fantasia, anche per le feste per gli adulti, qui nail party !!
Sono sicura che fra chi ci legge ci saranno moltissime persone creative e ricche di fantasia per le quali l’idea giusta, il guizzo di genio arriva immediato quando c’è da organizzare un evento e festeggiarlo insieme alle persone che fanno parte della nostra vita.
Ma questa capacità non è davvero da tutti e talvolta, anche chi è in grado di avere buone idee, poi non ha tempo di realizzarle, perché un conto è trovare il tema conduttore, individuare una bella idea, fantasticare su come potrebbe essere un evento, un conto è, materialmente, riuscire a mettere insieme tutte queste cose e armonizzandole fra loro in modo che il risultato sia un mix perfetto di luogo scelto, decorazioni, allestimento della tavola e del buffet, giochi e attività da fare, inviti e quant’altro contribuisca alla realizzazione di un evento coi fiocchi.
Quando vale la pena di farsi assistere da un party planner? Per quali eventi? Come scegliere la persona giusta?
Ecco un’idea carina per servire i popcorn
Il tema è importante, perché è il filo conduttore di tutta la festa!!!
Ci aiuta a fare un po’ di chiarezza sul tema e ci dà una serie di consigli utili Francesca, responsabile della agenzia Solo a Tema, che è nel campo dell’organizzazione di eventi da oltre 10 anni. La sua è iniziata come una passione prima condivisa fra amici e parenti e poi, via via, diventata un’attività a tutto tondo a cui collaborano attualmente altre persone.
Ecco le sue dritte per capire come individuare il referente giusto, da che parte iniziare per organizzare un evento, come muoversi alla ricerca del giusto party planner.
decori anche per le cannucce
Cosa deve essere in grado di offrire un party planner a chi si rivolge per l’organizzazione di un evento?
Innanzitutto, rivolgetevi a chi possa proporvi pacchetti che coprano diverse fasce di prezzo. In modo tale si ha la possibilità di scegliere fra diverse opzioni senza sentirsi messi alle strette fra gli estremi “tutto” o “niente”.
Nel valutare il servizio che vi viene offerto, verificate se il lavoro che vi viene proposto è realizzato a mano (inviti, festoni, gadget, confezioni, allestimento) oppure se vi viene fornito un kit prestampato. Questo elemento, che spesso non si prende in considerazione, è molto importante, perché vi traccia un profilo preciso delle competenze di chi vi sta offrendo il servizio. Durante la fase di preparazione, inoltre, domandate di vedere le foto del backstage. In questo modo potrete rendervi conto di come stanno andando le cose e, essendo coinvolti nel lavoro di preparazione, potrete fare eventuali aggiustamenti.
Che rosa di servizi dovrebbe garantire un party planner?
Non c’è una regola precisa, tuttavia la professionalità di chi ci sta di fronte si vede anche dalla sua capacità di fare fronte a diversi aspetti di una festa che vanno oltre all’allestimento.
Quando l’evento coinvolge adulti o è promozionale al lavoro, attenzione anche agli inviti
La ricerca della location, il catering, l’animazione, il noleggio gonfiabili, la realizzazione di torte in pasta di zucchero, l’invio degli inviti, la prenotazione e l’allestimento tavoli in locali, certo ci deve essere.
Ma anche la capacità di organizzare eventi presso il proprio domicilio sapendosi adattare a situazioni preesistenti e ai limiti di budget.
Ricordatevi inoltre di chiedere al professionista al quale vi rivolgete foto, video e quant’altro possa documentare la sua attività e gli eventi già organizzati, questo non solo per conoscere il curriculum di chi ci offre il servizio, ma anche per farvi un’idea del suo stile, del suo modo di lavorare e per trarre ispirazione dalle esperienze di chi ci è già passato.
Chi fa questo lavoro, inoltre, deve provare piacere e divertimento nel farlo, senza questo elemento di coinvolgimento, anche le belle idee diventano sterili. Un professionista lo riconoscerete anche dalla disponibiltà che ha nel seguirvi, nel tenersi in contatto con voi, nell’ascoltare le vostre proposte e mostrandosi aperto alla possibilità di rielabolarle insieme.
Francesca, cosa consiglieresti a chi è in procinto di organizzare un evento privato e vuole fare tutto da solo?
Niente sprechi, piuttosto attenzione ai dettagli e alla qualità
Individuate il tema e fate una sorta di brain storming scritto con le idee che vi vengono in mente buttando tutto nero su bianco, una volta che il flusso delle idee si sarà esaurito, mettete il foglio da parte e tornateci sopra il giorno successivo rivedendo i punti. Forse, in un secondo me momento, qualcosa vi sembrerà superfluo o poco pertinente e lo cancellerete eliminando una voce di spesa che potrà essere investita in altro.
Poi abbinate ad ogni voce un preventivo in denaro e fate un calcolo per eccesso, in questo modo avrete anche un’idea della spesa che dovrete affrontare. Una volta fatto questo, non trascurate la possibilità di chiedere un preventivo ad una società o a un professionista che si occupa di questo e fate un confronto: non è detto che spenderete di più, anzi.
Chi si occupa di organizzare eventi ha i suoi fornitori, le sue strategie e ha maturato quell’esperienza che permette di evitare sprechi e scelte incaute. Non di rado mi è successo di avere clienti che con il fai da te o con “ognuno porta qualcosa” ha avuto tanto spreco e aver preferito la quantità alla qualità ha portato ad un passaparola negativo fra gli invitati.
Personalmente io e il mio staff prediligiamo rivolgerci ed affidarci a piccole realtà per le nostre forniture evitando, ove possibile, la grande distribuzione. I miei partner hanno piccoli laboratori o sono in gestione familiare e in ogni caso preferisco sempre rivolgermi ai piccoli negozi dove si viene accolti col sorriso, consiglio questo tipo di scelta anche a voi.
Francesca, ci lasci qualche idea pratica per i lettori che fossero alla ricerca di un’ispirazione?
Vi lascio alcune idee che sono tratte dai miei lavori e che potete vedere in tutte le fotografie. Vi lascio con un ultimo consiglio: volete veramente che tutto sia personalizzato e a tema? Affidatevi alla vostra fantasia e al fai da te evitando i kit già pronti, non tutto sarà perfetto ma sarà … Unico e questo alla fine viene sempre premiato.
Contatti
Francesca
Solo a tema, via del Mezzetta, Firenze
Tel. 334 801 3490
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